開會
首頁 ] 向上 ] 91上迎新 ] [ 開會 ]

 

        資訊科每年的迎新送舊科堛漱j事,由高二班級負責。而辦活動,一定要開會,整合大家的意見,協調大家的工作。更要注重效率,才能在花費最少精力下,辦的最好。

        要有效率,必須大家都明瞭做事(開會)的方法與原則,才能快速凝聚共識。以下是學生活動常見的開會方法。

順序 會議名稱 參加人員 討論、議決事項 開會後事項
1 第一次籌備會 籌備人員7名內 決定活動目的、時間、組織、以後各次開會時間、希望的活動項目 找活動地點、各組負責人、規畫時程進度表(什麼時候把什麼事做完)
2 第二次籌備會 各組組長 議決時程進度表、活動地點、確定各組組員名單、各組預算(算總經費以決定每人費用)

討論雨天備案

規畫簡單的活動流程表(當天的活動順序)、規畫活動申請表
3 第三次籌備會 所有活動幹部 議決活動流程表活動申請表、確認各組預算、每人繳交費用、確認雨天備案(雨天的活動地點、不能在室內的活動要改成什麼) 送出活動申請【名稱、目的(依據)、日期時間、地點、參加人員、費用、活動流程、贊助人、組織、安全考量、備註(雨天備案)】

重要觀念:籌備會討論過的事項至此都不能再改了。如同學們最愛改 增減活動項目,在籌備會結束之後都是不可以的;進入協調會,只有各組的協調,不能再改,除非真有大問題。

若不能遵循,將永遠停在籌備階段、己花時間精力準備的其他各組,其努力將付之流水,而造成彼此的衝突。

4 第一次協調會 各組組長 討論各組應完成事項需求(由其是活動組需要的道具),協調工作。

補充時程進度表、活動流程表(加入細項)

各組工作

補充時程進度表、活動流程

5 第二次協調會 各組組長 確認各組進度、跨組工作協調(如活動組需器材組的音響、需道具組的道具、需機動組的幫忙) 各組工作

補充時程進度表、活動流程

6 第三次協調會 所有幹部 確認各組進度、跨組工作協調 各組工作
7 行前會 所有幹部 活動前二天,詳細流程表確認各項事物是否完備 再次確認自己的工作、打包
可略 行前說明會 所有參加人員 若是有危險性的重大的活動,要先講述注意事項、檢查每人的裝備  
8 活動當天   照表操課。注意活動時間,盡量不要耽誤或提早,必要時要截長補短 善用活動流程表,下一個活動的人要先準備、確認道具
9 檢討會 所有幹部 對事不對人,提出改進事項