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資料分析

資料庫

參考資料:

  1. Access2000教學使用手冊,施威銘研究室,旗立資訊

  2. Access2000入門應用、設計實例與資料庫理論,位元文化,文魁

  3. Access2000  , 林立威,全華

  4. office小幫手。

 

○、前言

資料庫就是資訊的集合,這種集合與特定的主旨和目標相聯繫,例如,追蹤客戶訂單或維護管理音樂集合。

Access的用途是有組織的儲存資料、方便輸入的操作介面、查詢想要的資訊、列印報表、有效的分析資料、與WWW網頁結合。

在您使用 Microsoft Access 來實際地建立組成您資料庫的資料表、表單、及其它物件之前,花費時間來設計您的資料庫是相當重要的。

設計資料庫的步驟

1.          決定資料庫的目的

2.          決定資料表中所需要的資料表

3.          決定資料庫中所需要的欄位

4.          在每個記錄中使用唯一值來定義欄位即主索引,通常是自動編號欄位

5.           決定資料表之間的關聯資訊分類成資料表後,要告訴 Microsoft Access,如何以有意義的方法,再一次將相關資訊整合在一起。

6.          改善您的設計:檢查設計和偵測任何可能瑕疵,建立表單和報表的概略草稿,是否顯示您期望的資料,尋找不必要的重覆資料,並且刪除它們。是否能夠建立查詢以取得您想要的答案

7.            輸入資料並建立其它的資料庫物件新增所有已存在的資料至資料表,然後您可以建立任何您可能想要的查詢、表單、報表、資料頁、巨集和 模組。

8.          使用 Microsoft Access 分析工具

Ø           [資料表分析精靈] 會一次分析一個資料表的設計,會建議新的資料表結構和關聯,會將一個資料表分成數個新的相關資料表。如此便能更有效率地儲存資料。此程序稱為正規化。

                                     i.        [工具] 功能表,選擇 [分析],然後按一下 [資料表]

                                   ii.        依照資料表分析器精靈中的步驟操作。

Ø           [執行效能分析器] 能分析整個資料庫,並且做出改善的推薦和建議。精靈也能實行這些推薦和建議


資料庫的七大物件與群組:

一、資料表(Table):有組織存放資料的地方

    將資訊以表格方式安排。欄:資訊的個別項目部分。列:記錄,組合所有欄位的一筆資料。

資料表有兩種檢視方式:您可以使用設計檢視來建立及修改一個資料表的結構;使用資料工作表檢視來檢視、新增、刪除、及編輯在一個資料表中的資料。

、表單(Form) :

        像平常所看到的各種表格,如申請單、報名表。提供舒適的輸入或檢視介面(人機介面)。

        用來查看或新增資料表中的記錄,有限制性的焦點,一次只能在螢幕上顯示一筆記錄。

 

三、查詢(Query) :萃取有用的資訊。

        依定義詢問關於儲存在資料庫中資料的問題。在建立一個查詢後,可將它的資料顯示在報表、表單、圖表上。

查詢的方式,常用的有選取交叉資料表參數查詢

Ø         選取查詢:最常見,從一個或多個資料表中依特定的準則來查閱資料,分析資料,並在可以更新記錄的資料表中顯示出結果。一次只更改一筆記錄。

Ø         動作查詢,資料表、刪除、新增、更新。如可用動作查詢去移除一個離職員工的記錄,或針對某個特定欄位增加10%。對多筆記錄更改。

Ø         交叉資料表查詢:顯示在一固定資料表中一個欄位的摘要數值(總和、計次、平均值),並將它們組成群組。

Ø         參數查詢:允許用每一個所用到的查詢,去更改準則。可利用表單查詢來

四、報表(Report):

       用來呈現資料的一個訂製的查詢物件。可輸出在螢幕上或傳送到列印設備。

        表單的主要目的是讓在一個處理的流程中,輸入或查閱一筆或多筆記錄。而報表則要以同樣的空間來呈現更多資料。也可以在報表上建立增加數字的總和、計算平均等等。

五、資料頁(Data Access Pages) :

         透過WWW網頁,來存取資料庫資料。也可在網頁上顯示office圖表、操作Excel試算表及製作Office樞紐分析表。

  六、巨集(Macro)

        一系列的步驟或按鍵的記錄,方便固定流程式的操作。例如列印薪資報表、查詢應收帳款名冊等等。Access2000有53個巨集指令。

、模組:即程式。

         設計要執行一個特定的工作、或一系列工作的程式或指令組如自定函數(Function)、程序(Procedure)。以VB Application (VBA) 程式碼寫成的。模組比巨集複。

八、群組(Group):

         方便管理資料庫7大物件。例如將常用的資料庫物件直接拖曳到群組中,便產生捷徑。以後只要直接執行所設定群組中的資料庫物件捷徑,即可開啟該物件。